Новая версия стандарта ISO 9001 – к чему готовиться предприятиям, и что это может дать им? – Тарас Калита

Многие отечественные предприятия-производители напитков используют в своей деятельности стандарт ISO 9001, имеют соответствующие сертификаты. Как известно, сейчас в мире действует версия стандарта, разработанная в 2008 году. Но за это время многое поменялось и в окружающем мире, и в практике функционирования систем менеджмента предприятий, накоплен большой опыт применения этого стандарта: как положительный, так и отрицательный. Реагируя на изменения, Международная организация по стандартизации (ISO) приняла решение о создании новой версии стандарта: ISO 9001:2015.

Новая версия стандарта ISO уже в сентябре

Ее разработка началась в 2012 году. В настоящее время принят проект международного стандарта (DIS), проведено его обсуждение и поданы предложения к нему. В ноябре 2014 года начата работа над этими предложениями и разработка окончательного проекта международного стандарта (FDIS). Ожидается, что он будет доработан до апреля 2015 года и запущен на голосование. Официальная публикация новой версии стандарта запланирована на сентябрь 2015-го.

Как правило, на этом этапе существенные изменения в структуру стандарта и его требования уже не вносятся (преимущественно могут уточняться формулировки, обеспечиваться точность и однозначность понимания, универсальность применения стандарта), так что уже сейчас можно начинать знакомиться с новыми требованиями и готовиться к их внедрению.

В первую очередь надо отметить, что сейчас речь идет не просто о пересмотре одного из стандартов. В 2012 году ISO приняла Приложение SL к Директиве 1:2012, которая определила общие требования для всех стандартов ISO на системы менеджмента. Ему должны отвечать все вновь разрабатываемые стандарты и все новые версии существующих. Так что нынешний пересмотр стандарта ISO 9001 – это еще и его приведение в соответствие с требованиями Приложения SL. Стоит также отметить, что уже ведется работа по пересмотру и приведению в соответствие с Приложением SL стандарта ISO 14001 (новая версия ожидается в июле 2015 года) и по разработке стандарта ISO 45001, который заменит OHSAS 18001 (должен быть принят в 2016 г.).

Новые правила для стандартов менеджмента

Данное приложение определяет общую структуру и формат для стандартов на системы менеджмента, блоки общих требований (около 30% текста всех системных стандартов теперь будут идентичны), общие термины. Все это должно облегчить интеграцию и совместное выполнение предприятиями требований сразу нескольких системных стандартов. В частности, структура всех стандартов ISO на системы менеджмента теперь будет такой:

1. Область применения.
2. Нормативные ссылки.
3. Термины и определения.
4. Контекст деятельности организации.
5. Лидерство.
6. Планирование.
7. Поддержка.
8. Операционные процессы.
9. Оценка деятельности.
10. Улучшение.

Если говорить о конкретных изменениях в требованиях стандарта, то главным является даже не то, что было добавлено, а то, что из него убрали. В стандарте больше нет требований о наличии руководства по качеству или обязательных документированных процедур. Да и в целом требования к объему документации резко сократились, из обязательных документов остались только:

• Описание области распространения системы менеджмента качества, включая решения по неприменению отдельных разделов стандарта.

• Политика в области качества.

• Описание характеристик продукции и услуг.

• Описание деятельности по производству продукции и оказанию услуг (например, технологические документы).

Также сокращены требования к обязательным записям по итогам выполнения работ. Решение о необходимости разработки остальных документов предприятия должны принимать самостоятельно, стандарт ничего от них не требует и ничего им не подсказывает.

Чем же компенсирована отмена этих требований? Тем, что в стандарте появились положения о менеджменте рисков. По каждому процессу предприятие должно определить, какие существуют значимые риски, связанные с этим процессом (что в нем может пойти не так, и к чему это может привести). После этого необходимо определить действия по минимизации рисков и их последствий, по реагированию на них. Во многих случаях эти действия будут связаны с необходимостью четко обозначить порядок выполнения определенных шагов в рамках процессов, в каких-то случаях – поменять этот порядок. И тогда предприятие должно будет разработать документы, описывающие порядок выполнения процесса, но не просто «для их наличия, потому что это требует стандарт», а для снижения конкретных рисков. Например, в процессе «Закупки сырья и материалов» может понадобиться определить, что делает предприятие при отсутствии на рынке сырья (или что оно делает, чтобы такие случаи не возникали), денежных средств для закупки и т.д. В каких-то случаях такой подход позволит сократить объем документов и степень детализации описаний (если существенных рисков нет), в других – потребует описывать различные действия намного детальнее. Но главное: акцент в стандарте переносится с требований «описать что-то» (при этом часто описывается текущая схема работы, которая выполнялась без всякой системы) на требования «подумать и принять решения», а документы при этом остаются просто формой регистрации принятых решений. Такой подход требует больших интеллектуальных усилий от предприятия, но он может обеспечить реальную полезность системы.

Стоит также заметить, что из стандарта убрали понятие предупреждающих действий – по мнению его разработчиков, главным предупреждающим действием является само создание и развитие системы менеджмента качества.

И еще немного об изменениях

Другие изменения, кроме приведенных выше, не являются настолько значимыми и принципиальными. Для удобства анализа разделим изменения, которые отражены в Приложении SL (соответственно, они будут вноситься во все стандарты ISO на системы менеджмента), и изменения, которые внесены конкретно в проект стандарта ISO 9001:2015.

Основные изменения, отраженные в Приложении SL: Появилось требование об анализе контекста деятельности предприятия, определении существенных внешних и внутренних аспектов, влияющих на него, мониторинге и анализе информации по этим аспектам. Например, это может означать необходимость отслеживать деятельность конкурентов, ситуацию на рынке сырья, нормативные требования, экономическую ситуацию и т.д.

Появились требования об определении заинтересованных сторон, относящихся к системе менеджмента качества, сборе и анализе информации об их требованиях. К таким заинтересованным сторонам могут относиться все группы потребителей (дистрибьюторы, розница, конечные потребители), контролирующие органы, в ряде случаев – поставщики (особенно, если рынок сырья является дефицитным).

Если раньше положения стандарта об определении и анализе требований потребителей относились преимущественно к контрактной ситуации (понимание требований конкретного потребителя при заключении контракта), то теперь речь идет и об общих маркетинговых исследованиях в той или иной форме.

Понятие «документов» и «записей» объединено в общее понятие «документированной информации». Требования к управлению этой информацией определены таким образом, чтобы облегчить их интерпретацию для информации на электронных носителях (базы данных, внутренние порталы и т.д.). Выросли требования к осведомленности сотрудников: они должны понимать преимущества от улучшения своей работы и последствия нарушения требований. Фактически, сотрудники воспринимаются не как механические исполнители документов, а как активные личности, которые могут улучшать что-то в своей работе.

Убрано требование о представителе руководства по качеству. Во многих случаях это может означать, что его роль должен выполнять первый руководитель.

Основные изменения, добавленные при разработке стандарта ISO 9001:2015:

Добавлены требования по управлению организационными знаниями, как одной из категорий ресурсов предприятия: определение потребности в них, их получение, поддержание, обеспечение доступа. Это касается знаний как из внешних, так и из внутренних источников.

Добавлены требования по планированию изменений в системе менеджмента качества и управлению этими изменениями (фактически, это базовые требования по проектному менеджменту). Более четко и явно сформулированы требования к постоянному улучшению процессов (даже если в них не возникают несоответствия, и нет необходимости в корректирующих действиях): предприятие должно определять, отбирать и реализовывать возможности для улучшения.

Добавлены требования по деятельности после поставки (например, гарантийное обслуживание, послепродажное обслуживание, дополнительные услуги). По крайне мере, организация должна проанализировать необходимость такой деятельности, учитывая риски, связанные с ее продукцией. Понятие «Закупки» заменено понятием «Внешнее предоставление». Этим подчеркивается, что соответствующие требования стандарта распространяются на все случаи, когда кто-то предоставляет предприятию или его потребителям продукцию, услуги или процессы, влияющие на его продукцию; не важно, имела ли место формальная покупка-продажа.

Например, если предприятие входит в состав холдинга и определенные функции выполняются в этом холдинге централизовано (логистика, IT, обеспечение сырьем и т.д.) – их получение должно управляться согласно соответствующим требованиям стандарта.

Раздел «Управление оборудованием для мониторинга и измерений» стал шире и теперь называется «Ресурсы для мониторинга и измерений». Например, если предприятие для контроля качества продукции использует дегустации или другие виды органолептического контроля, то соответствующие сотрудники тоже относятся к таким ресурсам: должна подтверждаться их способность точно проводить такой контроль.

В целом переход на новую версию стандарта можно рассматривать, как хороший повод для предприятий пересмотреть свои системы менеджмента качества, повысить их эффективность, сделать более осмысленными, инициировать или углубить применение многих современных подходов к менеджменту (менеджмент рисков, проектный менеджмент, кайзен, управление знаниями, вовлеченность персонала и т.д.).

В заключение стоит отметить, что для перехода предприятий на новую версию стандарта, предусмотрен трехлетний период, в течение которого они смогут получать или подтверждать сертификаты как по старой, так и по новой версиям. По истечении этого периода все сертификаты по старой версии стандарта будут аннулированы.